Gestión de Inventario
Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación.
INVENTARIO
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles
La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se toman en cuenta para conocer lo que implica la administración de inventario:
El inventario mínimo es cero, a empresa podrá no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresa, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los programas d producción. La empresa procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso. Ejemplo: al tener un millón invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener ese capital a su costo actual así como pagar los sueldos de los empleados y las cuentas de los proveedores. Si el costo fue del 10% al costo de financiamiento del inventario será de 100.000 al año y la empresa tendrá que soportar los costos inherentes al almacenamiento del inventario. Afrontando la demanda
Si la finalidad de la administración de inventario fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría cantidades excesivamente grandes del producto y así no incluiría en los costos asociados con una alta satisfacción ni la pérdida de un cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente costoso tener inventarios estáticos paralizando un capital que se podría emplear con provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en términos de la opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere.
Importancia
La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:
Cuantas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado.
En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario.
Que artículos del inventario merecen una atención especial. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario.
Objetivos de los inventarios:
Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes productos.
Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría adecuada.
Mantener los costos de abastecimiento al mas bajo nivel posible.
Mantener un nivel adecuado de inventario.
Satisfacer rápidamente la demanda.
Naturaleza y liquidez de los inventarios, características y naturaleza del producto, características del mercado, canales de distribución, analizar la evolución y la tendencia.
Técnicas de Administración de Inventarios
Los métodos comúnmente empleados en le manejo de inventarios son:
El modelo básico de cantidad económico de pedido CEP.
El Sistema ABC
Una empresa que emplea esté sistema debe dividir su inventario en tres grupos: A, B, C. en los productos "A" se ha concentrado la máxima inversión. El grupo "B" está formado por los artículos que siguen a los "A" en cuanto a la magnitud de la inversión. Al grupo "C" lo componen en su mayoría, una gran cantidad de productos que solo requieren de una pequeña inversión. La división de su inventario en productos A, B y C permite a una empresa determinar el nivel y tipos de procedimientos de control de inventario necesarios. El control de los productos "A" debe ser el más cuidadoso dada la magnitud de la inversión comprendida, en tanto los productos "B" y "C" estarían sujetos a procedimientos de control menos estrictos.
Modelo Básico de Cantidad Económica de Pedidos
Uno de los instrumentos más elaborados para determinar la cantidad de pedido óptimo de una articulo de inventario es el modelo básico de cantidad económica de pedido CEP. Este modelo puede utilizarse para controlar los artículos "A" de las empresas, pues toma en consideración diversos costos operacionales y financieros, determina la cantidad de pedido que minimiza los costos de inventario total. El estudio de este modelo abarca: 1) los costos básicos, 2) Un método grafico, 3) un método analítico.
Costos Básicos. Excluyendo el costo real de la mercancía, los costos que origina el inventario pueden dividirse en tres grandes grupos: costos de pedido, costos de mantenimiento de inventario y costo total. Cada uno de ellos cuenta con algunos elementos y características claves.
Costos de Pedidos. Incluye los gastos administrativos fijos para formular y recibir un pedido, esto es, el costo de elaborar una orden de compra, de efectuar los limites resultantes y de recibir y cortejar un pedido contra su factura. Los costos de pedidos se formulan normalmente en términos de unidades monetarias por pedido.
Costos de Mantenimiento de Inventario: Estos son los costos variables por unidad resultantes de mantener un artículo de inventario durante un periodo específico.
En estos costos se formulan en términos de unidades monetarias por unidad y por periodo. Los costos de este tipo presentan elementos como los costos de almacenaje, costos de seguro, de deterioro, de obsolescencia y el más importante el costo de oportunidad, que surge al inmovilizar fondos de la empresa en el inventario.
Costos Totales. Se define como la suma del costo del pedido y el costo de inventario. En el modelo (CEP), el costo total es muy importante ya que su objetivo es determinar el monto pedido que lo minimice.
Operaciones básicas matemática para la gestión de inventarios
Consumo promedio (CP): es el registro de las cantidades despachadas en un periodo de tiempo (en mes, semana o días). Este promedio se hace teniendo en cuenta la información de un periodo (últimos 3, 6 o 12 meses) y se actualiza periódicamente (mensualmente o semanalmente)
CP (consumo promedio) = Consumo / días facturados.
Nivel mínimo de existencia NmE: Representa la cantidad de reserva para evitar rupturas en el inventario o agotamientos totales
NmE= CP día x Días mínimos de inventario
ivel máximo de existencias NME: representa la cantidad o tope máximo de producto almacenado, para controlar los costos y mantenimiento de los inventarios.
NME= NmE + (CP día x periodo de cubrimiento)
Tiempo de reposición: Es el tiempo durante el cual se realizan todas las actividades propias de la compra y varían en función de la modalidad de compra seleccionada y de los proveedores seleccionados.
TR= número de días que tarda el proceso de adquisición.
Punto de reposición: La cantidad en existencias que realmente da comienzo al proceso de compras, es decir es la relación entre la existencia de seguridad y la demanda o consumo promedio
PR= Nme + (CP día X TR)
Cantidad necesaria o a comprar: Revisados y actualizados los parámetros de control para el inventario (CP, NmE, PR, NME) se procede a calcular la cantidad a comprar
CN (cantidad necesaria) = (NME-NmE) + (PR- E)
Indicadores de Gestión
IR (índice de rotación) = Costo productos vendidos (CPV)
Valor inventario promedio
EI (edad del inventario)= Número días inventario según política (NDI)
Índice de rotación (IR)
Inventario promedio mes (IPM) =
Control de Inventario
Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción hasta la operación de un sistema de costo pro el departamento de contabilidad para la determinación de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales son: Planeamiento, compra u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarques y contabilidad.
Planeamiento
La base para planear la producción y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la constituye el presupuesto o pronostico de ventas. Este debe ser desarrollado por el departamento de ventas.
Los programas de producción, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrán alguna variación con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un control global de las actividades de producción, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las operaciones actuales.
Compra u Obtención
En la función de compra u obtención se distinguen normalmente dos responsabilidades separadas: Control de producción, que consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren. Compras, que consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material.
Recepción
Es el proceso por medio del cual la institución realiza una comparación entre lo pactado con el proveedor y lo que el envía, y lo establecido por la legislación vigente y lo que el producto presenta.
Actividades del procedimiento de recepción.
Verificación de las especificaciones administrativas: Permiten constatar si el insumo cumple o no con las condiciones pactadas de adjudicación (nombre del producto, concentración, cantidad, precio, formas farmacéuticas, fechas de entrega vs despachadas) entre la institución y el proveedor
Verificación de las especificaciones técnicas: Permite constatar el grado de acercamiento de las características técnicas del producto a las que están establecidas como referencia (normatividad vigente).
Las especificaciones técnicas objeto de verificación son:
Fecha de vencimiento
Número de lote de fabricación.
Registro sanitario.
Características físicas y organolépticas
Características relacionadas con la etiqueta, empaque, envase, embalaje, y forma farmacéutica, condiciones de almacenamiento y nombre del fabricante.
Verificación de especificaciones organoléptica:
Líquidos estériles: ausencia de turbidez y partículas extrañas.
Líquidos no estériles: no desprendimiento de gases, homogeneidad
Sólidos estériles: Uniformidad en el color, sin partículas extrañas
Sólidos no estériles: Color uniforme, sin manchas ni moteados.
Cremas y ungüentos: llenos, sin deformaciones en el envase y hermeticidad en el cierre
Inspección:
Inspección de entrada o recepción: donde se detectan aquellos materiales que van a ingresar a la producción y no cumplen con las especificaciones, evitándose inconvenientes por retraso en la producción o elaboración de productos de baja calidad.
Inspección del proceso: Permite tomar decisiones para continuar o detener un proceso, o si se acepta o rechaza un producto.
Inspección final: Evita la comercialización de productos defectuoso (Gestión de calidad).
Medición: control de “pasa” “no pasa” según el resultado arrojado de las características objeto de verificación de manera numérica; es decir si está por encima o por debajo de los límites establecidos por la institución.
Inspección visual: Verifica características como uniformidad en el color, acabado etc.
EFECTOS EN EL MATERIAL DE ACONDICIONAMIENTO
| DEFECTO | CATEGORIA DEL DEFECTO |
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| CRITICO | MAYOR | MENOR |
| ROTULACION DEL EMPAQUE SECUNDARIO Ausencia de: nombre genérico, número de registro sanitario, forma farmacéutica, número del lote, fecha de expiración, formulación del producto, cantidad o volumen, formulación errónea o mal expresada. | x |
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| Ausencia del laboratorio titular y/o fabricante. | x |
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| Ausencia de las condiciones especiales de almacenamiento cuando el producto así lo requiera (ej: consérvese bajo refrigeración). | x |
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| Ausencia de la vía de administración. | x |
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| No concordancia entre datos del empaque primario y secundario. | x |
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| ROTULACION DEL ENVASE |
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| Ausencia del nombre genérico, número de lote, forma farmacéutica, número del registro sanitario o de la fecha de expiración. | x |
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| Ausencia de la vía de administración. | x |
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| Ausencia de la cantidad contenida en el envase para soluciones parenterales | x |
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| Ausencia de la formulación del producto por unidad posológica sin necesidad de especificar excipientes. |
| x |
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| CUANDO SE UTILIZAN ETIQUETAS: |
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| Etiquetas rotas, sucias o arrugadas |
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| x |
| Torcidas o mal pegadas, se exceptúan los medicamentos para reconstituir con señal de afore, en cuyo caso se considera defecto MAYOR. | x |
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| ENVASE DE VIDRIO: |
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| Frasco sin contenido o sin indicación del contenido | x |
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| Color del envase (debe ser el que requiera el medicamento con fines de foto protección). | x |
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| Ausencia de cierre o banda de seguridad. | x |
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| Manchas o rayones en su interior. | x |
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| Deficiente hermeticidad del cierre. |
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| Falta de uniformidad en envases de un mismo lote. |
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| x |
| Suciedad exterior. |
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| x |
Fuente: normas técnicas de calidad, ministerio de salud
DEVOLUCIONES
En materia de comercio, una devolución de un producto es el acto por el cual devolvemos a un comerciante el producto previamente comprado por debido a inconformidades del mismo
DEVOLUCIONES DE COMPRAS
Las devoluciones de remesas a los proveedores, bien sea por incumplimiento de las condiciones de pedidos, o por mal estado de las mercancías, y sé que se refleja en contabilidad del siguiente modo:
Se genera una salida del inventario
Se genera una nota crédito con el proveedor, es decir un saldo a favor
Los reportes de devolución deberán contener toda la información básica de los productos objeto de la misma, además de los motivos que conducen esta acción.
DEVOLUCIONES DE VENTAS
Son remesas devueltas por clientes por estimar éstos que la empresa suministradora no se ha ajustado a las condiciones del pedido o por mal estado de las mercancías que se les han vendido.
La devolución activa las siguientes funciones:
Entrega (entrada al inventario por devoluciones)
Facturación (disminución en las ventas)
Se genera una nota crédito con el cliente, es decir un saldo a favor
El formato de la devolución de medicamentos e insumos para la salud
• deben ser tramitados en las 72 horas siguientes a su despacho
Incluye nombre de los medicamentos, insumos para la salud que se devuelve, número de lote, número de piezas a devolver, fecha proveedor y número de la factura/ devolución.
• Especifica el motivo de la devolución y el precio a devolver.
• Indica el nombre de la farmacia que realiza la devolución.
• Contiene la firma del dispensador y del responsable cuando así lo amerite.
• Se encuentran separados e identificados como no aptos para la venta.
• Incluyen los medicamentos e insumos para la salud especificados en los avisos sanitarios enviados a la farmacia.
• Contienen los medicamentos e insumos para la salud próximos a caducar, los que presentan daños/alteraciones en su empaque primario y secundario, los excedentes en farmacia de acuerdo con el desplazamiento del producto y los que presentan cambios de imagen y de presentación.
Almacenaje
Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), así como los productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente:
Comprobación de las cantidades que se reciben para determinar que son correcta.
Facilitar almacenaje adecuado, como medida de protección contra los elementos y las extracciones no autorizadas.
Extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de salida para producción o embarque.
Criterios de almacenamiento.
Los dispositivos médicos y los medicamentos se almacenarán de acuerdo con la clasificación Farmacológica (medicamentos) en orden alfabético o cualquier otro método de clasificación, siempre y cuando se garantice el orden, se minimicen los eventos de confusión, pérdida y vencimiento durante su almacenamiento. El sistema de segregación de los dispositivos médicos y medicamentos debe garantizar que el lote más próximo a vencerse sea lo primero en dispensarse.
Ordenamiento:
Grupo farmacológico
Por laboratorio
Por forma farmacéutica
Por orden alfabético.
Ubicación: existen varios métodos que buscan realizar una adecuada rotación de los inventarios
Método PEPS: primeros en entrar primeros en salir
Método FIFO: primeros en entrar primeros en salir, pero teniendo en cuenta las fechas de vencimiento (es decir independientemente de la fecha de entrada, si los medicamentos vencen primero, deben ser estos los primeros en salir
Nota: se recomienda la utilización complementaria de los métodos, con el fin de optimizar el procedimiento de ordenamiento
No contacto con el piso. Los medicamentos y dispositivos médicos no deben estar en contacto directo con el piso. Se ubicarán en estibas o estanterías de material sanitario, impermeable y fácil de limpiar
Mantenimiento de la cadena de frío. Los medicamentos que requieran refrigeración serán almacenados en cuartos fríos, refrigeradores o congeladores. Se debe contar con un plan de emergencia que garantice el mantenimiento de la cadena de frío, en caso de interrupciones de la energía eléctrica. Adicionalmente, deberá disponerse de mecanismos que registren la temperatura. La cantidad de medios de refrigeración será determinada por las necesidades de almacenamiento y verificadas por la entidad territorial de salud, quien podrá disponer el aumento del número de los mismos.
Medidas de seguridad. En las áreas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos se contará con alarmas sensibles al humo y extintores de incendios. En éstas no se podrán acumular residuos.
BUENAS PRÁCTICAS DE ALMACENAMIENTO (BPA)
Las buenas prácticas de almacenamiento (BPA), constituyen un conjunto de normas mínimas obligatorias de almacenamiento que deben cumplir los almacenamientos de importación, distribución, dispensación y expendio de productos farmacéuticos y afines, respecto a las instalaciones, equipamientos y procedimientos operativos, destinados a garantizar el mantenimiento de las características y propiedades de los productos.
Las empresas importadoras, droguerías, distribuidoras, farmacias, boticas, botiquines, servicios de farmacia del sector público y no publico, almacenes de los establecimientos hospitalarios, y los centros de distribución de las Direcciones Regionales u Subregionales de Salud a nivel nacional, deberán contar con personal calificado para las tareas asignadas y designar al químico-farmacéutico u otro profesional, según corresponda, con la autoridad y responsabilidad definidas para diseñar, implementar y mantener un sistema que garantice el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Almacenamiento.
Contabilidad
Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los inventarios, a medida que los materiales se mueven a través de los procesos de adquisición, producción y venta. Es decir la administración del inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que se debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades.
Tipos de inventarios según su periodicidad.
a) Inventario general
Consiste en la realización de un inventario de forma que se recuenten físicamente las existencias que sean propiedad de la empresa, independientemente de su localización. Las unidades físicas contadas se multiplican por el valor asignado a cada coste unitario, dando lugar al valor de las existencias que deberá aparecer en el activo.
Este método restringe el tratamiento contable de las existencias al sistema especulativo, dado que no existe un control detallado de entradas y salidas del almacén.
Su principal ventaja es que tiene un menor coste de control y su inconveniente es que las existencias no se pueden conocer de otra forma que no sea la realización de un recuento físico, con todos los inconvenientes que ello plantea (cierre de almacenes, coste de tiempo, etc.), dando lugar a una carencia de información del valor de este activo durante los períodos que no se realice el inventario y, consiguientemente, el desconocimiento del resultado.
b) Inventario permanente
Supone el control de entradas y salidas tanto en unidades físicas como por su valor, de forma administrativa a través de unos registros de entradas y salidas. Permite el conocimiento en todo momento del valor de existencias a lo largo del ejercicio y, de forma derivada, de los resultados.
Este sistema de control abre la posibilidad a la aplicación de un conjunto de técnicas, como el establecimiento de un control de rotura de stocks a partir del propio inventario, que sin duda mejora la gestión de estos bienes. Las aplicaciones informáticas han permitido el desarrollo del inventario permanente que, como resulta evidente, exige unos medios superiores que el inventario físico.
Es importante destacar el hecho de existir un inventario permanente no exime a la empresa de la realización de un recuento físico periódico, con el fin de comprobar el mismo y detectar y ajustar las diferencias detectadas que pudieran deberse a deterioros, pérdidas y robos.
Este último aspecto, a su vez, supone una mejora de la información, ya que, siguiendo un sistema de inventario periódico, el gasto de explotación se halla mediante la suma de las compras más o menos la diferencia de inventarios (existencias iniciales menos existencias finales), quedando absorbidas en tal concepto las pérdidas de unidades físicas que puedan haberse producido en el almacén. Sin embargo, a través del control permanente y sus comprobaciones mediante recuento físico de las existencias se pone de manifiesto la parte que corresponde a consumo de explotación y la que tiene carácter extraordinario.
Tipos de documentos
Los Documentos según si tipo, están subdivididos en diferentes clases según su concepto.
Jerarquía de los documentos:
Tipo: FC, FV, ND, NC…
Concepto
Detalle
Ejemplo:
Tipo: FC
Concepto: Pago de Energía Eléctrica
Detalle: Consumo mes de Enero de 2003
Concepto: Compra de suministros
Detalle: Tintas para impresora
Otros tipos de documentos. Ahora es posible crear otros tipos de documentos además de los ya existentes o modificar los actuales. Simplemente inserte o edite la clase de documento que desee. Lo importante es que la abreviatura que se indique deberá ser una combinación de dos letras y que no esté siendo utilizada en esta lista:
| ClaseDC | Nombre | Descripción |
| SI FC | Saldos inic Compra | Saldos iniciales Compras de mercancías y productos |
| FV | Factura Venta | Venta de productos |
| DV | Devol. Ventas | Devolución de ventas |
| DC | Devol. Compras | Devolución en compras |
| NC | Nota Crédito | Nota crédito |
| ND | Nota Débito | Nota débito |
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| TR | Traslado | Remisión de mercancías entre bodegas propias |
| CT | Cotización | Cotización de mercancías |
| EN | Entrada | Entrada de mercancías sin factura |
| SA | Salida | Salida de mercancía sin factura |
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